Управление документами в государственных учреждениях в Сьерра-Леоне

Вступление

Управление записями — это систематический контроль всех записей с момента их создания или получения, их обработки, распространения, организации, хранения и поиска до их окончательного удаления. Поскольку информация является таким важным ресурсом для организации, функция управления записями также включает управление информацией. Поэтому управление записями также известно как Управление записями и информацией или RIM (Magnus, 2006).

Управление записями также может использоваться для определения того, как официальные записи (файлы корреспонденции, информация) организованы таким образом, что они имеют смысл, и могут непрерывно использоваться пользователями, такими как менеджеры, специалисты по документам, образовательные учреждения,

Важность управления документами в государственных органах

Создание программы управления записями, например, в государственных учреждениях, Метеорологическом департаменте может иметь как непосредственное, так и долгосрочное значение для этого департамента. Ниже приводятся некоторые из важности управления записями в государственных органах, государственной службе, компаниях и предприятиях в целом:

• Управление записями уменьшает потерянные или неуместные записи. Поскольку человеческий фактор всегда с нами, даже лучшая система в мире иногда будет иметь неуместные записи. Но правильно спроектированные системы управления документами могут постепенно сокращать количество пропусков. Чаще всего неправильно оформленные записи могут стоить канцелярскому персоналу огромных затрат времени на поиск записей;

• Управление записями служит доказательством во время спора. Это важно для урегулирования спора, потому что это может быть показано в качестве доказательства в суде;

• Помогает в оценке прогресса организации. Помогает в сохранении истории организации. Прошлые записи показывают направление к организации. Это помогает в обнаружении слабых сторон и силы организации. Управление записями дает отчет о прогрессе и направлении, в котором движется организация;

• Управление записями — это память бизнеса. Это полезно для будущего процесса принятия решений. Изучение прошлых записей показывает направление на будущее. Он предоставляет информацию организации всякий раз, когда это необходимо, поэтому он помогает в принятии решения;

• Управление записями помогает оценить прогресс и эффективность бизнеса. Это помогает в сравнении между одним периодом времени и другим или между временем бизнеса;

• Управление записями помогает в управлении и контроле важных записей. Это помогает бережно защищать необходимые записи и избавляется от ненужных записей;

• Минимизировать судебные риски. Организация внедряет программы управления записями, чтобы снизить риски, связанные с судебными процессами и потенциальными штрафами. Это может быть в равной степени верно и для государственных органов. Согласованная прикладная программа управления записями может уменьшить обязательства, связанные с удалением документов, обеспечивая их систематическое, обычное удаление в ходе обычной деятельности;

• Это повышает ответственность. Управление записями создаст систему для отслеживания действий с каждой записью, что повысит подотчетность и предоставит отчеты о доступе; а также

• Улучшить условия труда. Реализация программы управления записями улучшает рабочую среду за счет организации записей и хранения вне офиса. Организованная рабочая среда может улучшить восприятие бизнеса клиентами и потенциальными сотрудниками. Новые сотрудники также легко обучаются управлять записями компании, когда существует эффективная программа управления записями (Джексон, 2008).

Историческая справка метеорологического департамента Сьерра-Леоне

Сьерра-Леоне была штаб-квартирой (штаб-квартирой) метеорологического обслуживания Западной Африки, которое было создано в 1923 году. Метерологическое обслуживание было предоставлено четырем западноафриканским странам, а именно Сьерра-Леоне, Гане, Нигерии и Гамбии, соответственно. Метеорологическое управление Сьерра-Леоне является ответвлением метеорологической службы Великобритании и Западной Африки, основанной 27 апреля 1961 года. С момента создания департаментом руководил ряд директоров, и в настоящее время директором является Альфа Бокари, который с 2012 года работает в этом качестве. -на свидание. Штаб-квартира находится по адресу F18 Charlotte Street, Фритаун.

Метеорологический департамент существует для предоставления экономически эффективного метеорологического и климатического обслуживания путем сбора, обработки, архивирования и распространения метеорологической и климатологической информации и обслуживания для поддержки конечного пользователя, вносящего вклад в управление экономикой Сьерра-Леоне, с особым вниманием к защите жизни и имущества и защите окружающая среда и возмещение затрат на оказанные услуги таким образом, чтобы их расходы не превышали его доход.

Как департамент Министерства транспорта и авиации, на них возложены следующие мандаты / обязанности:

• безопасность и благополучие граждан и их защита от суровых погодных условий и разрушений от стихийных бедствий;

• Предоставление надежных климатических данных для облегчения разработки проектов сельскохозяйственного планирования и реализации, систем водоснабжения, инфраструктуры и туризма;

• содействие социально-экономическому (включая предоставление услуг конечного пользователя для сельскохозяйственной деятельности, морского) развития страны;

• Проведение мероприятий, связанных с погодой и климатом, например, Механизм чистого развития (CDM), Служба по изменению климата (CCS), Сокращение выбросов в результате обезлесения и деградации (REDD) и Национальная коммуникация (NCS) (Метеорологический департамент, 2014 г.).

Задачи Метеорологического департамента Сьерра-Леоне

Главной задачей Метеорологического департамента, созданного в качестве единственного органа, который выдает метеорологические и климатологические предупреждения и обслуживание, является:

• Прогнозировать, планировать и предоставлять метеорологическое и климатологическое обслуживание, которое отвечает национальным потребностям социально-экономического развития.

• собирать, обрабатывать, хранить и распространять метеорологическую и климатологическую информацию как на национальном, так и на международном уровне в соответствии с правилами и практикой и процедурами, установленными в соответствии с Конвенцией ВМО Международной организации гражданской авиации (ИКАО), Международной морской организации (ИМО) и т. Д., И другими соответствующими конвенции систем Организации Объединенных Наций, такие как Рамочная конвенция об изменении климата (РКИК ООН) и Конвенция по борьбе с опустыниванием, засухой и т. д.

• Предоставлять широкий спектр оперативных метеорологических услуг, ориентированных на клиента / сектор, для таких основных подсекторов, как авиация, водные ресурсы, сельское хозяйство, оборона, море, туризм, спорт и отдых, а также строительство;

• Предоставляет консультации по метеорологическим и климатологическим вопросам национальному сообществу и другим правительственным и неправительственным учреждениям.

• Разработать адекватную рабочую силу для повышения функциональной эффективности и эффективности агентств.

• уменьшить зависимость от национального бюджета и получать собственные доходы, взимая плату за услуги, оказываемые другим клиентам;

• организовывать и управлять наземными и аэрологическими сетями наблюдения и точно и эффективно регистрировать погодные и климатические условия для экономического развития Сьерра-Леоне;

• Предоставляет метеорологическое обслуживание для поисково-спасательных операций во время операций по ликвидации последствий стихийных бедствий и оказанию помощи, а также во время национальных чрезвычайных ситуаций; а также

• Участвовать от имени Сьерра-Леоне в деятельности соответствующих международных организаций, к которым она принадлежит, в частности Всемирной метеорологической организации (ВМО), Международной организации гражданской авиации (ИКАО), Всемирной службы погоды (ВСП), Глобальной системы наблюдения за климатом (ГСНК). ) Роль Глобальной службы атмосферы (ГСА), Межправительственная группа экспертов по изменению климата (МГЭИК), Африканский центр по применению метеорологии в целях развития (ACMAD), Программа Организации Объединенных Наций по окружающей среде (ЮНЕП) и т. Д. Во всей деятельности страны по изменению климата (Метеорологическая). Кафедра, 2014).

Методы управления записями в метеорологическом отделе

Делопроизводство имеет большое значение для любого учреждения. Одно из наиболее важных решений, которое должны принять руководители, директора или руководители организаций, — это выбрать подходящие методы управления записями своей организации. Существует два метода, которые значительно используются. К ним относятся централизованные и децентрализованные методы управления записями.

Централизованные методы

Централизованный метод управления записями — это тот, в котором все физические документы расположены в одном центральном месте или офисе. Место контролируется сотрудниками офиса делопроизводства. Количество сотрудников в отделе документации будет зависеть от размера организации. В централизованном методе конечные пользователи могут с комфортом знать, что все физические документы, относящиеся к конкретному делу, хранятся в одном и том же месте. Если, например, конечный пользователь должен сослаться на файл, он / она должен будет связаться с сотрудниками бухгалтерии. Затем файл будет извлечен конечному пользователю. Запрашивается полное требование о сохранении файла, поэтому местоположение файла всегда известно.

Централизованный метод имеет повышенный уровень безопасности. Например, вход заблокирован, поэтому только сотрудники отдела документации имеют доступ к файлам в отделе документации. Этот процесс дает гораздо больший контроль над физическим документом, чем децентрализованные методы. В целях эффективности единые служебные процедуры документируются и распространяются среди всех конечных пользователей. Эти процедуры затрагивают такие темы, как часы или операция, запрос файла и время доставки.

Децентрализованный метод

Децентрализованный метод — это метод, при котором физические документы располагаются по всему офису. Это может означать, что их можно найти в каждом офисе персонала или в другом рабочем помещении. В отличие от централизованных методов, где файлы контролируются исключительно архивом. Децентрализованный метод контролируется персоналом, который создал файл. Физические файлы хранятся на столе сотрудника, а не в централизованном доступе для всех. Таким образом, способ не потребует полной записи персонала.

Сотрудники будут иметь доступ к своим файлам всегда и будут нести ответственность за поддержание точности. Децентрализованный метод управления записями имеет свои недостатки. Например, предположим, что группа сотрудников одновременно работает над одним и тем же делом, а сотрудник, ответственный за ведение файла, отсутствует. У остальной части группы могут возникнуть проблемы с поиском файла, если в организации нет процедуры требования о хранении. В том же духе, децентрализованный метод управления записями будет иметь мало или вообще не будет защищать файлы. Это может оказаться проблематичным, особенно если организация обрабатывает высокочувствительные случаи.

Однако в метеорологическом отделе принят централизованный метод управления записями департамента. То есть как физические, так и электронные или другие записи централизованно управляются офисным клерком отдела. Хотя существуют проблемы с хранением и управлением записями, тем не менее этот метод хорошо используется. (Метеорологическое управление, 2014).

Типы записей, сгенерированных Метеорологическим отделом

Записи, сгенерированные отделом метеорологического отдела, играют жизненно важную роль в управлении работой отдела. Отдел документирует прошлые действия, явления и события, которые служат основой для дальнейших действий. Записи носят как ручной, так и электронный характер. Примеры ручных записей включают в себя:

• Офис административного учета;

• кадровые записи;

• финансовые / налоговые документы;

• метеорологические данные / записи;

• материальные записи;

• публичные информационные записи;

• Протоколы обслуживания конференций / семинаров; а также

• Общие программы.

Электронные записи. Эти электронные или машиночитаемые записи представляют собой данные в форме, которая может быть прочитана и обработана компьютером и которая соответствует юридическому определению записи. В Метеорологическом департаменте в Сьерра-Леоне это записи, относящиеся к подразделениям и станциям в департаменте, и они включают:

• электронная почта и сообщения;

• электронная таблица;

• Первичные файлы данных и базы данных;

• машиносчитываемые индексы; а также

• Текстовые файлы.

Пользователи документации в Метеорологическом департаменте в Сьерра-Леоне

Пользователями записей Метеорологического департамента в Сьерра-Леоне являются:

• административный персонал;

• Исследования / внешние пользователи;

• Управление людских ресурсов (HRMO);

• правительственные министерства и ведомства;

• международные организации, например Программа развития Организации Объединенных Наций (ПРООН), Всемирная метеорологическая организация (ВМО); а также

• Клиенты, которым предоставляется информация Метеорологического департамента. Например, средства массовой информации в Сьерра-Леоне, такие как: вещательная корпорация Сьерра-Леоне (SLBC), African Young Voices (AYV) и Star Television).

Система регистрации в Метеорологическом департаменте в Сьерра-Леоне

Система регистрации в управлении записями — это процесс классификации, упорядочения, сортировки и хранения записей, чтобы их можно было легко найти и извлечь при необходимости. Это классификация и контроль основных групп файлов, процедур сбора материалов, подготовки файлов, сортировки, индексации, обслуживания и перекрестных ссылок. Четко определенная и поддерживаемая система хранения документов позволяет быстро получить доступ к важной информации и экономит деньги компании, экономя время. Бизнес, школы, правительственные учреждения и даже каждый день люди используют системы регистрации, чтобы держать свои дела организованными. Таким образом, следующие различные типы файловых систем могут позволить агентству эффективно осуществлять надлежащую файловую систему.

Алфавитная система подачи

В алфавитной системе регистрации записи располагаются в соответствии с именем, которое от A-Z или имя человека, компании или субъекта в соответствии с буквами алфавита. В алфавитной системе подачи документов используются два метода. Актуальная система подачи букв в алфавитном порядке, также известная как словарная система. В этих системных файлах отдельные записи располагаются в алфавитном порядке. Эта система регистрации работает хорошо при хранении небольшого количества записей. Это оказывается проблематичным, когда у человека много клиентов, имеющих одно и то же имя. Другой метод — географическая система регистрации; также известен как энциклопедия или система классификации. Эта система используется для организации большего объема записей. Он группирует предметы по широким категориям на основе местоположения, такого как город, страна или штат. Категории и файлы в каждой категории расположены в алфавитном порядке.

Система числовой подачи

В числовой системе регистрации номера присваиваются каждому файлу и располагаются в порядке сегментирования. Файлы людей с одинаковыми именами не будут иметь повторяющихся заголовков, как в алфавитной системе. Эта система также обеспечивает лучшую конфиденциальность при хранении, поскольку имена отображаются в файлах и хорошо работают при передаче большого объема файлов.

Терминальная система подачи

В системе регистрации цифр терминала номера назначенных файлов располагаются в последовательном порядке, но подаются в соответствии с двумя последними цифрами. Например. Если физическое лицо подает номер 18547; сначала человек идет в раздел 47 системы подачи документов, затем ищет область 85 раздела и, наконец, ищет номер один (1).

Буквенно-цифровая система подачи

Буквенно-цифровая система хранения, буквы и цифры используются для упорядоченных файлов. Например, две буквы используются для обозначения клиентских файлов, а затем номер для обозначения номера его учетной записи.

Система регистрации метеорологического отдела приняла алфавитно-цифровую систему регистрации. В этой записи они используют папку и карманы, которые просто стоят на полках и в шкафах для хранения документов. Нет висящих ям с использованием офисных помещений. У метеорологического отдела есть некоторые проблемы, но система регистрации организована и используется эффективно.

Системы хранения записей

Записи должны храниться в хорошем порядке, в безопасном месте. Те, которые содержат конфиденциальные или личные данные, такие как служебные файлы, должны храниться в блокируемых единицах и не должны оставаться на стойках на ночь или для просмотра посетителями. Только записи, которые часто требуются, должны храниться в офисе. Те, которые должны быть сохранены по юридическим или иным причинам, должны храниться вне офиса заграничного офиса, в то время как те, которые устарели в своей полезности, должны быть уничтожены. Тем не менее, записи менее одного года не будут храниться вне сайта.

Системы хранения, используемые в отделе звукозаписи, в большинстве случаев обеспечивают надлежащую защиту записей на основе формата и объема записей, частоты их использования, скорости доступа к ним и требований безопасности. Основные типы используемых систем хранения записей:

Вертикальные шкафы

Они подходят для небольших систем хранения, но менее подходят для больших серий записей и записей, которые требуют частого доступа. Доступ медленный, так как ящики должны быть открыты, и это может оказать существенное влияние при большом количестве операций с записями. Шкафы требуют большого количества места, а пространство ящика часто не используется на полную мощность.

Книжные полки

Они подходят для книг или файлов, которые хранятся в вертикальном положении, таких как файлы коробок и файлы рычажных арок.

Боковые блоки подачи

Они имеют длинный ящик для хранения файлов в боковом направлении и используют пространство более эффективно, чем их вертикальные аналоги. В качестве альтернативы можно использовать статический блок без выдвижного ящика, где файлы хранятся в подвесном кармане или подставке. Там, где требуется оперативная регистрация и поиск, открытый блок будет наиболее эффективным. Если доступ к файлам должен быть ограничен, можно использовать устройства с запираемыми дверями или ставнями.

Мобильный стеллаж

Это может быть подходящим, когда большой объем записей должен храниться под рукой, так как это уменьшает количество проходов доступа. Это самый дорогой вид стеллажей, и он очень тяжелый. Пол должен иметь достаточную конструктивную способность для поддержки этих полок.

Открытая система стеллажей

Обычно это происходит в больших офисах и в центральных файловых комнатах, что позволяет быстро находить и пополнять счет. Этот тип боковых файлов, которые напоминают открытые книжные полки, позволяет извлекать файлы по горизонтали. Он также предлагает полный просмотр вкладок папок, что делает для быстрого поиска. По оценкам, при переносе файлов из вертикальной системы в систему с открытыми полками экономится 50% места. Это устройство обычно требует профессиональной установки, о чем можно договориться с продавцом, если включить в стоимость оборудования. Это самые эффективные виды доступных файлов. Они также имеют двери и могут быть заперты. Некоторые из них с дверцами имеют скрытые спинки и могут использоваться в качестве привлекательных межкомнатных перегородок со встроенным преимуществом обеспечения хорошей звукоизоляции. Эти двери и 6 отверстий легко доступны более 200 дюймов подачи. Те, у кого нет дверей, обеспечивают еще большую емкость для хранения документов, и их следует учитывать, даже если существует явная необходимость запирать их.

Системы хранения документации в Метеорологическом департаменте в Сьерра-Леоне

Основными типами систем хранения документов, используемых в Метеорологическом департаменте в Сьерра-Леоне, является открытая система полок, о которой упоминалось выше, где файлы, связывающиеся с записями, обычно находятся в больших офисах и в центральных файловых комнатах, что позволяет быстро находить и пополнять запасы. Этот тип боковых файлов, которые напоминают открытые книжные полки, позволяет извлекать файлы по горизонтали.

Поиск документации в Метеорологическом департаменте в Сьерра-Леоне

Восстановление — это процесс поиска и удаления записи или файла из хранилища. Это также действие по восстановлению информации о данном субъекте из сохраненных данных. Он занимается стандартами и процедурами при получении бумажных, электронных и графических записей. Например, поиск имени и номера телефона в телефонном справочнике или базе данных является обычным делом хранения и поиска. Записи или информация могут быть получены тремя способами:

Вручную: люди идут к контейнеру для хранения и вручную удаляют требуемую запись или записывают запрошенную информацию.

Механически: человек использует некоторые механические средства, такие как нажатие на правильные кнопки, чтобы вращать подвижные полки, чтобы исправить местоположение записи, удалить запись вручную или записать запрошенную информацию.

Электронно: человек использует некоторые средства, такие как компьютер, чтобы найти запись. Физическая запись, возможно, не должна быть удалена из хранилища. Запрашивающая сторона информируется о том, где ее можно найти, или запрашиваемая информация каким-то образом показывается запрашивающей стороне, возможно, на экране в базе данных или в файле электронной почты.

Запрос на сохраненные записи может быть сделан устно по телефону или курьером или в письменной форме, письмом и т. Д. Запрос может быть доставлен лично, отправлен механическим способом, таким как конвейерная система, или отправлен электронным способом по электронной почте. Запись должна быть извлечена из хранилища и быстро передана запрашивающей стороне. Каждая минута задержки в поиске записи является дорогостоящей из-за того, что пользователь или заказчик тратит время и время на поиск, и может привести к потере денег для бизнеса (Stephens, 2009).

Однако ручные и механические процедуры обычно используются при получении записей в Метеорологическом департаменте, поскольку большинство их записей в бумажном виде.

Проблемы, стоящие перед управлением документацией в Метеорологическом департаменте в Сьерра-Леоне

Ситуация в Сьерра-Леоне в области ведения учета и управления, особенно в системе Метеорологического департамента, не была слишком успешной из-за отсутствия компонента управления. В подтверждение вышеизложенного я отметил, что многие годы пренебрежения нанесли огромный ущерб метеорологическому сектору, и ведение учета не является исключением. Ниже приводятся некоторые проблемы надлежащего управления записями, с которыми сталкивается Метеорологический отдел в Сьерра-Леоне:

Неадекватное финансирование

Проблема неадекватного финансирования делопроизводства в метеорологическом отделе стоит более остро, чем в других отделах. Это проблема, которая не только испытывалась в колониальную эпоху, но и была распространена даже на современные программы управления документами. Выплата зарплаты сотрудникам, приобретение современного оборудования для консервации и химикатов среди других повседневных действий, которые облегчают сохранение документов, являются жизненно важными действиями, которые требуют надлежащего адекватного финансирования, чтобы позволить учреждению достигать своих целей, не совсем ясно. По этой причине от службы метеорологической документации отказались от неквалифицированного персонала, который страдает от неэффективности и неэффективности.

Неадекватность пространства и оборудования

Отдел документации в Метеорологическом департаменте слишком мал, чтобы содержать текущие и не текущие записи. Используемое оборудование является каким-то грубым по природе, а также неадекватным по мощности. Персонал, ведущий учет, не имеет доступа к современному оборудованию из-за проблемы нехватки финансирования и технологий производства.

Проблемная природа формата

Большинство звукозаписывающих материалов по-прежнему носят органический характер, большинство из них были на бумажной основе. Это означает, что они способны стареть, развиваться, ухудшаться со временем. По этой причине они нуждаются в оборудовании для обработки и обращения с целью их сохранения. Для такой страны, как Сьерра-Леоне, которая находится в тропиках, такие условия ухудшаются из-за высокого уровня влажности в атмосфере и высокой температуры в течение всего года. Все эти условия объединяют работу, чтобы ускорить химический процесс природы распадающихся записей. Кроме того, средства хранения документации в Метеорологическом департаменте не имеют консерванта для контроля погоды, где можно контролировать все погодные условия, чтобы улучшить сохранение записей, что делает процесс сохранения еще более сложным.

Отсутствие законов об управлении документацией

Закон о национальных отчетах 1964 года устарел и больше не используется. Записи не имеют юридического описания, поддержки или определения их обслуживания. Законодательные законы предусматривают аутентичность, которая служит продвижению, а также вселяет уверенность среди общественности и тех, кто занимается этой профессией, в отношении предлагаемой услуги. Это очень важные элементы, которых нет у службы учета Метеорологического департамента.

Недостаток понимания и признательности

Программа управления записями в Метеорологическом департаменте редко ценится, а ее роль в предоставлении информации и управлении ею понимают лишь немногие сотрудники. Это также верно, так как культура во многих других государственных и частных секторах, которые ежедневно генерируют важные записи, не имеют базового понимания жизненного цикла записей и требований закона об удалении записей. Они крайне неосведомлены о важной роли, которую может сыграть офис звукозаписи, чтобы помочь им должным образом управлять и сохранять записи как на текущем, так и на полууровневом этапах. Персонал совершенно не осведомлен о деятельности по учету, и по этой причине рекомендуется, чтобы отдел регистрации участвовал в программах, которые помогут обучить персонал и других пользователей требованиям и содержанию действий.

Наконец, ведение учета в организации, созданной организацией, очень важно и не может быть переоценено. Это потому, что непрерывность зависит от наличия полезных записей прошлых действий. В такой сложной организации, как Метеорологический департамент, невозможно хранить каждую отдельную информацию в мозгу, потому что объем информации велик, поэтому записи должны храниться. В Сьерра-Леоне метеорологические законы требуют, чтобы на каждой метеорологической станции велись определенные метеорологические записи, такие как данные прогноза погоды, кадровые данные, книга посетителей, инвентарь, бухгалтерская книга. Делопроизводство занимает стратегическое положение в рациональном и рациональном управлении метеорологической системой. На самом деле, оно является центральным в администрации учебного заведения, поскольку оно документирует планирование и внедрение соответствующего курса обслуживания, позволяющего контролировать работу.

К сожалению, ситуация в Сьерра-Леоне в области ведения учета и управления, особенно в системе Метеорологического департамента, не была слишком успешной из-за отсутствия компонента управления. Подтверждая это утверждение, практика управления записями в Метеорологическом департаменте имеет ряд проблем, как указано выше. Уделяя пристальное внимание всем этим проблемам и решая их поочередно, мы помогаем решать проблемы и повышаем эффективность управления записями в Метеорологическом департаменте в Сьерра-Леоне.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *