Понимание процесса коммуникации — ключ к организационному успеху

Процесс, с помощью которого один человек или группа лиц получают прирост информации, который имеет определенную ценность для отправителя или получателя либо путем добавления знаний, либо для развлечения, либо для приобретения энергии, чтобы действовать или убеждать купить или действовать в соответствии с требованиями отправителя. это процесс общения.

Процесс общения

Важнейшей частью общения является информация, которая передается. Информация может быть в любой форме — от ручных сигналов до публичных выступлений, от электронной почты до подробного договора, от одного слова приветствия до длинного письма, от сообщения на доске объявлений школы до ежедневной рекламы на всю страницу, от намек с поднятыми бровями на пятиминутное объятие, от записки начальника или подчиненного к руководству по кадрам и так далее. Для передачи информации или сообщения используется определенное транспортное средство или носитель, который загружается вместе с ним и передает его предполагаемым получателям. Бумага, телефон, личная встреча, публичное собрание, беседа, копирование, газета, написанные или сказанные слова, жесты тела, улыбка, книги и т. Д. — это транспортные средства или средства массовой информации. То, как транспортные средства воспринимают и транспортируют информацию таким образом, чтобы получатель понимал ее так, как и должно быть, является процессом связи. Носитель, отправитель или получатель характерно искажают информацию, которая тем или иным образом полностью или частично вносит вклад в сбой связи при достижении намеченной цели.

Два важных этапа коммуникации: а) кодирование и б) декодирование. Процесс, включенный в эти два этапа, является потенциальным источником сбоя связи. Кодирование — это перевод или преобразование идеи, намерения или сообщения в слова или сигналы, чтобы получатель мог преобразовать то же, что и отправитель. Декодирование — это то, что делает получатель, чтобы преобразовать полученные слова или сигналы в идею, намерение или сообщение, как первоначально предполагалось отправителем. Проблемы, связанные с кодированием или декодированием, связаны с тем фактом, что слова или сигналы имеют несколько значений, и, таким образом, существует возможность либо использовать неправильные слова или неправильные сигналы, либо понимать их не так, как первоначально предполагалось.

Понимание процесса коммуникации облегчит транзакции. Иначе, не было бы никаких действий вообще или отсроченных действий, если бы вообще было какое-то действие или неправильное действие или отношения, становящиеся плохими и так далее. Например, начальник говорит своему секретарю, что встреча с подрядчиками является срочной. Но он находит к своему удивлению, что встреча была созвана быстро на следующий день утром, но это столкнулось с другой программой, которую секретарь не знает. В этом случае начальник, будучи занятым офисной рутиной, упускает из виду процесс, связанный с передачей сообщений, и сопутствующие шансы на нарушение связи на многих этапах. Он не смог указать время. Но секретарь понял это как утро следующего дня. Это иллюстрирует, как процесс, связанный с кодированием и декодированием, идет не так, как ожидалось, и, следовательно, вызывает удивление.

Все элементы, участвующие в связи, которые составляют процесс связи, являются: а) отправителем, б) получателем, в) сообщением, в) кодированием, г) декодированием, е) каналом, е) шумом, g) обратной связью.

Следующее краткое обсуждение объясняет процесс общения.

Отправитель: точка, из которой отправлено сообщение, в данном случае начальник, является отправителем. Действия, которые должны были произойти из этого сообщения, — это срочное созыв собрания, но определенно не на следующее утро.

Сообщение: сообщение является основным содержанием сообщения или информации, предназначенной для передачи. Запросом на созыв собрания является сообщение.

Получатель: лицо, которое должно принять доставку сообщения, является получателем. Здесь секретарь — получатель, чья работа заключается в том, чтобы точно понимать и действовать в соответствии с замыслом отправителя.

Кодирование. Идея созыва собрания, в данном случае, была преобразована в слова, возможно, с выражениями лица, сигнализирующими о срочности встречи. Такой процесс преобразования идеи в слова или выражения является кодированием.

Канал: закодированное сообщение нуждается в транспортном средстве или носителе для передачи от отправителя к получателю. Транспортное средство может быть бумага или телефон или Интернет или встреча или разговор. В настоящем примере устное общение, сделанное начальником секретарю, является каналом.

Расшифровка: процесс понимания получателем сообщения, данного отправителем. В этом примере секретарь при декодировании понимал сообщение, данное отправителем.

Шум: Шум является причинным фактором для сообщения, которое неправильно сообщается или неправильно понимается из-за проблемы либо в выбранном носителе, либо в кодировании или декодировании, либо на некоторых этапах процесса. В этом случае сообщение было составлено неправильно, и, следовательно, секретарь не понял его так, как задумал отправитель. Шум в связи аналогичен внешнему шуму, генерируемому кабелем или оборудованием передачи наземной телефонной связи, в то время как абоненты разговаривают по стационарным телефонам и, следовательно, они не слушают или не понимают слова, которыми обмениваются.

Обратная связь: отправитель сообщит отправителю свою оценку или то, как он или она понимает каждую часть сообщения или слова, прежде чем отправитель продолжит действовать в отношении сообщения. Здесь, в настоящем примере, секретарь не дал ей отзыва о том, что она поняла, и, следовательно, предполагаемое сообщение не удалось.

В то время как то, что было описано в предыдущих параграфах, является общим пониманием концепции процесса коммуникации, краткое изучение различных теорий, предложенных до настоящего времени, поможет довольно глубоко понять процесс коммуникации. То же самое было предпринято в следующих пунктах.

Аристотель Теория односторонней связи: Аристотель предложил, чтобы в коммуникации было три компонента — отправитель, получатель и сообщение. Это простая и базовая модель, которая, тем не менее, заложила основу для появления остальных теорий. Аристотель на столь раннем этапе развития социальной науки утверждал, что общение — это односторонний процесс. Это означает, что отправитель несет ответственность за хорошее убедительное общение. Ни концепция шума, ни необходимость обратной связи в общении не приходили ему в голову.

Модель коммуникации Лассвелла: Лассвелл расширил теорию коммуникации Аристотеля, включив в нее еще один элемент — канал. В этой теории есть три важных элемента или компонента: а) отправитель; б) сообщение; в) канал. Его теория утверждает, что отправитель несет ответственность за то, чтобы получатель понял сообщение, выбрав подходящий канал. Это также одностороннее направление общения, как у Аристотеля.

Модель Шеннона-Уивера: CE Шеннон и Уивер, дуэт инженеров, предложили эту теорию в 1949 году. Эта теория была основана на механистическом взгляде на коммуникацию. Это первая теория, которая признает, что полученное сообщение не совпадает с отправленным сообщением. Это искажение происходит из-за шума, присутствующего в системе.

Они представили обратную связь как корректирующую меру для шума. Но они не интегрировали обратную связь в модель. Они предложили, чтобы обратная связь запустила еще один цикл коммуникационного процесса. Теория, по сути, утверждает, что реальное общение происходит только тогда, когда полученное сообщение и отправленное сообщение одинаковы без каких-либо различий, что может быть справедливо для инженерной модели. Но общение, которое происходит между людьми, которое в основном происходит без каких-либо машин, не может быть настолько совершенным, как предполагается в теории, так как фильтры у людей работают как во время прослушивания, так и при отправке. Фильтры — это отношения, восприятие, опыт и оценки, которые действуют задолго до того, как фактическое общение начинается. Действие, которое происходит по назначению, является доказательством успеха общения.

Элементы этой модели: а) источник информации; б) кодирование; в) канал; г) декодирование; е) назначение; е) шум; g) обратная связь.

Модель коммуникации Шрамма: Уилберн Шрамм предложил эту модель в 1955 году, которая считалась лучшей из всех теорий, поскольку она развивалась и была всеобъемлющей. Он был предложен в три этапа с некоторым улучшением на каждом последующем этапе по сравнению с предыдущим. Эти этапы также называются тремя различными моделями.

На первом этапе он акцентировал внимание на процессе кодирования и источнике, подобном источнику Аристотеля, без какого-либо распознавания шума. Это тоже было односторонним направлением коммуникационного потока.

На втором этапе акцент сместился на общую область опыта отправителя и получателя. В соответствии с этой теорией отправитель должен принимать во внимание потребности и возможности получателя, о которых он должен знать в связи с общим опытом, и, таким образом, он выбирает правильный канал и одновременно кодирует сообщение таким образом, чтобы это может понять получатель. Здесь коммуникационный процесс понимается как двусторонний поток.

На третьем этапе обратная связь считалась важным элементом системы связи. На этом этапе теории Шрамма коммуникационный процесс включает отправителя, получателя, хороший канал, правильное кодирование, правильное декодирование и обратную связь. Поток, который заканчивается обратной связью, немедленно начинается снова, чтобы сделать круговой процесс.

Инференциальная модель общения. Профессор Матукутти Монипалли предлагает новую теорию под названием «Инференциальная модель общения», в которой особое внимание уделяется отображаемым символам и неадекватному построению значения из таких символов. Модель предполагает, что не существует адекватного и правильного способа отправки сообщения, и тем не менее мы отправляем сообщение через некоторые выбранные символы, которые опять-таки не правильно поняты.

Проф. Mathukutty (2001) объясняет: «Логическая модель предполагает, что мы не можем общаться, что мы не можем общаться, что мы не можем делиться своим посланием с кем-либо, что мы не можем это понять в умах и сердцах других. И все же мы хотим общаться. Не существует кода, который мог бы точно передать наше сообщение, а затем быть взломанным другими. Поэтому мы прибегаем к отображению символов … Эта процедура в целом удовлетворительная. Конечно, мы можем пойти не так, а иногда мы идем ужасно неправильно Но это единственное доступное средство ». (Mathukutty M Monippally, Business Communication Strategies, 2001, New Delhi, Tata Mcgrawhill Publishing Company Limited, стр. 6-9)

Обзор некоторых других моделей общения

Другая модель Каца-Лазарфельда — это модель, связанная с массовыми коммуникациями, в которой говорится, что отправитель должен зашифровать сообщение и передать его через средства массовой информации лидеру мнения. Лидер общественного мнения в свою очередь передает то же самое целевой аудитории, общественности. Это также строится как одностороннее направление потока информации.

Другая модель, которая пошла другим путем, — модель Уэстли — Маклин. Это подчеркивает межличностное общение. При этом тщательно закодированное сообщение отправляется получателю, который, в свою очередь, отправляет его отправителю или другому лицу с некоторыми изменениями. Модель делает упор на отправителя, получателя и обратную связь, что делает эту модель круглой.

Еще одна односторонняя модель — модель Берло, которая признает восприятие как важный элемент коммуникации. Согласно этой модели, любое несоответствие в приеме сообщения из-за влияния восприятия посредников может привести к недопониманию. Важными строительными блоками этой модели являются источник, получатель, предполагаемое значение и процесс отправки и получения сообщения.

Ватлав-Бивин-Джекобсон предложил модель двустороннего общения с упором на поведение участников и существующие между ними отношения для достижения успеха в общении.

Роджерс-Кинкейд предложил, чтобы общение было успешным, чтобы люди были связаны через социальные сети и обмен информацией.

Заключение

Понимание процесса коммуникации очень важно для менеджеров организации. Они должны понимать, что общение редко понимается так, как должно быть. Искажение сообщения может произойти на любом из этапов процесса связи: отправитель, получатель, кодирование, декодирование, канал, сообщение и обратная связь.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *