Финансовые обязанности директора

Нового директора Ассоциации часто увлекают работой с небольшим представлением о том, каковы его или ее обязанности и обязанности, кроме концептуальных знаний, которые он / она обязан служить в интересах Ассоциации. Если он / она не был активным членом CAI (что маловероятно, если он / она является новым директором), он / она даже не осведомлен об образовательных ресурсах, которые доступны для руководства по изучению обязанностей директора являются. Кроме того, многие директора служат только на один год и поэтому имеют мало стимулов для получения образования, необходимого для выполнения своей работы, поскольку срок их полномочий будет закончен еще до того, как они смогут начать изучать все, что должны знать.

Цель этой статьи — попытаться дать директору указания относительно его или ее финансовых обязанностей. Самое важное правило в отношении финансовых операций заключается в том, что они должны быть хорошо документированы. Хотя Ассоциация может составлять ежемесячные финансовые отчеты и годовой бюджет, также важно документировать (предпочтительно в протоколах Совета директоров) следующие типы финансовых решений:

  1. Авторизация для новых банковских счетов
  2. Авторизация изменений в лицах, подписавших банковские счета
  3. Утверждение переводов денежных средств между счетами
  4. Разрешение на покупку основного оборудования или крупных расходов
  5. Утверждение годового бюджета
  6. Прием ежемесячного отчета казначея
  7. Принятие ежемесячной промежуточной финансовой отчетности от управляющей компании
  8. Утверждение годового отчета о проверке или проверке и налоговой декларации
  9. Полномочия сотрудника Ассоциации на подписание годовых налоговых деклараций
  10. Документирование действий совета директоров и ответов на письмо руководства бухгалтера, которое сопровождает ежегодный аудиторский отчет
  11. Действия по сбору (разрешение на владение имуществом участника, разрешение на обращение взыскания на имущество участника)
  12. Документирование решений правления относительно страхового покрытия
  13. Принятие политики конфликта интересов
  14. Авторизация договора на подготовку резервного исследования
  15. Авторизация резервных расходов
  16. Принятие резервных политик
  17. Принятие Постановления о доходах 70-604 Выборы (Эти выборы должны проводиться ежегодно и, желательно, на ежегодном собрании членов, а затем утверждаться на заседании Совета директоров.)

Бухгалтерский учет — сложный технический предмет, к которому мало кто проявляет активный интерес. Тем не менее, влияние финансовых транзакций проникает во все аспекты нашей жизни и, конечно, в общественную ассоциацию. Хотя ни один человек не может получить полное образование в области бухгалтерского учета за достаточно короткий период времени, чтобы он мог получить полное понимание в течение срока своих полномочий, существуют определенные вещи, которые директор может и должен делать на процедурной основе, что позволило бы ему или ее адекватно осуществлять надзор за финансовыми обязанностями членов Совета директоров Ассоциации.

Директору требуется полная финансовая информация для проведения адекватного анализа транзакций. Соответственно, пакет ежемесячной финансовой отчетности для ассоциации сообщества должен, как правило, включать следующие документы:

Ежемесячная финансовая отчетность

а. Бухгалтерский баланс по методу начисления

б. Отчет о прибылях и убытках по методу начисления с сопоставлением бюджета с фактическими показателями (Отчет о прибылях и убытках должен включать суммы за текущий месяц и с начала года. <

  • Главная бухгалтерская книга
  • Журнал денежных выплат
  • Перечень дебиторских задолженностей по оценкам
  • Копии всех банковских выверок
  • Копии всех банковских выписок
  • Копии оплаченных счетов

Хотя приведенный выше список может показаться излишним для некоторых, эти документы должны быть распространены среди членов совета директоров до заседания Совета директоров, чтобы у них была достаточная возможность рассмотреть их и быть готовыми к моменту проведения заседания либо утвердить отчеты, либо задавайте необходимые вопросы. Неразумно ожидать, что даже ЦПУ будет предоставлен ряд финансовых отчетов во время заседания Совета директоров и на месте, он должен рассматривать, понимать и утверждать финансовую отчетность и, как следствие, основные операции.

Чтобы директор мог грамотно рассмотреть этот финансовый пакет, он должен иметь общее представление о каждом из документов.

баланс является отчетом, который отражает финансовое состояние Ассоциации в определенный момент времени (обычно на конец месяца или на конец года). Общими компонентами баланса являются:

активы

Денежные средства — мелкие денежные средства в кассе или на текущих счетах, сберегательных счетах или других типах счетов в финансовом учреждении

Оценки к получению — задолженность членов перед Ассоциацией на дату составления финансового отчета

Основные средства — имущество, приобретенное Ассоциацией со сроком полезного использования более одного года и значительным расходом

Предоплачиваемые затраты — Выплаты расходов в текущем периоде, которые принесут пользу более чем одному периоду, например, страхование, которое часто выплачивается в виде единого платежа за ежегодную премию

пассивы

Кредиторская задолженность — расходы, понесенные, но еще не оплаченные

Предоплаченные оценки — взносы / взносы оплачиваются заранее

Подоходный налог — Подоходный налог за текущий год и все предыдущие годы

Остатки средств

Операционный фонд — Накопленные прибыли или убытки Ассоциации за текущий и предыдущие годы.

Сменный фонд — Сумма, отведенная для будущих ремонтов и замен (на этом балансе должна быть выделена равная сумма денежных средств для накопления на основные расходы).

Справка о доходах отражает за период доходы и расходы деятельности Ассоциации. Предпочтительный формат будет отражать как бюджетные, так и фактические мероприятия текущего месяца и текущего года. Доходы, как правило, состоят из членских взносов, штрафов, торгового автомата, парковки или других доходов и процентных доходов. Расходы включают расходы на техническое обслуживание, коммунальные услуги, сборы управляющей компании и другие административные и операционные сборы. Суммы, переведенные в резервы, обычно отражаются как расходы по операционному бюджету, если финансовая отчетность не составляется на основе фондов.

Главная бухгалтерская книга является документом, который лежит в основе финансовой отчетности и обобщает всю деятельность по счетам. Например, если для ремонта были написаны три разные проверки в течение месяца, они будут сгруппированы в счет расходов на ремонт (даже если проверки были не в последовательном порядке). Сумма этих трех проверок будет отражать общие расходы на ремонт в текущем месяце, которые должны соответствовать отчету о прибылях и убытках. Этот документ может быть использован директором для исследования таких вопросов, как «каковы расходы на коммунальные услуги или ремонт в этом месяце?» И «почему он так высок по сравнению с предыдущими месяцами или предыдущими годами?» Главная книга должна предоставить достаточно подробностей, чтобы вы могли найти ответ на этот вопрос.

денежные расходы Журнал — это просто список чеков в порядке номеров за текущий месяц с указанием даты, получателя и суммы.

Другие отчеты говорят сами за себя.

Процедуры, которые директор может использовать при анализе этих документов, должны состоять из:

  1. Изучите баланс и сравните его с предыдущими периодами, чтобы увидеть, что остатки денежных средств и оценки остатков к получению представляются разумными. Обратите внимание, есть ли какие-либо значительные колебания между ограниченными резервами в текущем периоде по сравнению с предыдущими периодами.
  2. Изучите банковские выверки и убедитесь, что они согласны с суммами, отраженными как денежные средства в балансе. Исследуйте любые различия. Также убедитесь, что они согласны с банковскими выписками. Банковская сверка должна начинаться с наличности на банк и сверяться с наличностью на финансовую отчетность и Главную книгу. Согласованные позиции обычно состоят из депозитов в пути и неоплаченных чеков. Расследуйте и допросите любые большие или старые неоплаченные чеки.
  3. Просмотрите банковские выписки, чтобы убедиться, что все процентные доходы были отражены в финансовой отчетности.
  4. Убедитесь, что все банковские счета зарегистрированы в Главной книге Ассоциации.
  5. Изучите листинг долговых обязательств по смете и сравните его с балансом. Общая сумма начисленных сумм к получению должна соответствовать балансу.
  6. Изучите перечень задолженностей по срокам погашения и задайте вопрос о любых оценках к получению, срок давности которых превышает 30 дней. Ассоциация должна принять строгую политику взыскания, которая будет состоять из оценки просроченных платежей, предупреждающих писем, подачи залогового удержания и, в конечном итоге, взыскания на имущество участника за неуплату взносов. Не должно быть никаких исключений из этих правил, особенно для директоров Ассоциации.
  7. Просмотрите сравнение отчета о прибылях и убытках в бюджете с фактической деятельностью за текущий месяц и с начала текущего года и задайте вопрос о любых существенных отклонениях.
  8. Для любых сомнительных статей доходов или расходов проследите учетную запись до главной книги и просмотрите детали этой учетной записи.
  9. Просмотрите журнал выплат за месяц и оспаривайте правильность всех расходов. Например, если какие-либо проверки выписаны любому директору Ассоциации, выясните, почему. Если управляющей компании платят больше, чем их контрактный сбор, выясните, почему.

Директору потребуется некоторое время для выполнения всех вышеперечисленных процедур, но он предоставит вам представление о финансовых операциях Ассоциации и более глубокое понимание того, как работает ваша Ассоциация. Хотя это может показаться слишком большой работой на ежемесячной основе, вы, как директор, обязаны перед членами Ассоциации защищать активы Ассоциации. Это может быть сделано только с помощью усердия и пошагового процедурного анализа транзакций.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *