Эффективные системы нумерации и кодировки затрат

обзор

Во многих компаниях существует система последовательной нумерации заданий, но рассматривали ли вы возможность изменения последовательности нумерации, чтобы можно было получать отчеты по определенному типу проекта или проектов по годам и информационные отчеты, которые можно генерировать?

И достаточно ли ваших кодов затрат, чтобы охватить детали, которые вы должны видеть в своих отчетах? Вы объединяете все связанные с сайтом поездки и проживание в один кодекс, или у вас есть данные о гостиницах, жилье и питании, а также о питании?

Не все программы достаточно сложны, чтобы обеспечить возможность индивидуальной последовательности нумерации типов заданий; однако даже базовые программные системы для определения стоимости работы могут быть адаптированы для обеспечения усовершенствованной системы нумерации.

Конкретные последовательности нумерации работ

Продвинутые методы отчетности могут дать огромное количество информации. Порядок нумерации заданий может облегчить бремя отчетности, поэтому проекты определенного типа и / или года можно легко извлечь из программного обеспечения. Образцы последовательности нумерации могут быть основаны на следующих критериях:

· Год проекта был награжден

· Публичные и частные работы

· Коммерческие и жилые

· Строительство против обслуживания

· Подразделение (я) Компании

Если ваше программное обеспечение позволяет, вы можете начать номер задания с присвоенного года, затем указать тип задания и затем порядковый номер. Руководство может запросить отчет о валовой выручке по всем проектам по улучшению коммерческих арендаторов в 2013 году. Если у вас есть нумерация, это будет простой отчет, вместо того чтобы просматривать все проекты 2013 года и вручную добавлять номера для получения Результаты.

Основной файл затрат на работу является еще одним хорошим источником информации, если все поля заполнены и широко используются настраиваемые поля, которые можно использовать для получения отчетов.

Стоимость кодов — слишком мало или слишком много?

Часто мы видим списки кодов затрат, которые распространяются на несколько страниц. Большинство программ для определения стоимости работы позволяют использовать один код стоимости для нескольких категорий (труд, материалы, прямые затраты на работу и т. Д.).

Хороший источник, который можно использовать для составления списка кодов затрат, — это резюме ставок и подробные таблицы, используемые при проведении проектов ставок. Это приведет к различным этапам труда, типам материалов для установки, связанным с этим трудом, различным типам арендуемого оборудования, категориям субподрядчиков и деталям прямых затрат на работу, которые будут понесены.

Эти действия могут быть «пронумерованы», чтобы составить список кодов затрат. Если программное обеспечение допускает использование одного кода в нескольких категориях, подумайте не о дублировании описаний, а об объединении кодов по «типу» выполняемой работы, арендуемому оборудованию, прямым расходам на работу, работе, обычно выполняемой по субподряду, и т. Д.

Сохранение согласованности ваших кодов затрат позволит сделать отчетность еще более сложной — теперь руководство может запросить все коммерческие проекты по улучшению арендаторов в 2013 году и общую стоимость аренды кранов за год по этим конкретным проектам.

Зачем проходить эти шаги?

История является отличным источником информации при прогнозировании будущего. Детали затрат могут быть проанализированы для конкретных типов работ при подготовке к участию в торгах аналогичного проекта. Историческая информация может быть проанализирована с точки зрения наценки по определенным типам проектов или подразделением компании, чтобы принять решение о том, является ли определенный вид работы прибыльным.

Если поля доступны в основном файле стоимости работ, отчеты могут быть получены не только по типу и году, но и руководителю проекта, чтобы посмотреть на производительность и оценку в сравнении с фактическими результатами.

Заключение

При разработке любой системы нумерации важна согласованность для максимизации результатов отчетности. Руководство должно определить информацию, которую они хотят видеть, и разработать номера рабочих мест и коды затрат, которые позволят предоставлять расширенные отчеты не только самим себе, но и предоставлять полезную информацию для оценки, руководителей проектов и учета.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *